Risicomanagement

Change layout to 2 columns

Aanpak risicomanagement

ForFarmers moet kansen benutten en risico’s nemen om haar strategische, operationele en financiële doel­stellingen te kunnen realiseren. ForFarmers onderkent het belang van goed functionerende interne risico­beheersings- en controlesystemen, waarin risico’s worden geïdentificeerd, afgewogen en beheerd. Deze aanpak is verankerd in de organisatie: van de Raad van Bestuur (het Bestuur) en de Directie, onder toezicht van de Raad van Commissarissen (de Raad), tot en met alle operationele en financiële afdelingen.
Er wordt actief toezicht gehouden op het risico­management, als onderdeel van de doelstelling het risicobewustzijn in de organisatie te verhogen. Zowel de toon aan de top als de harde en zachte beheers­maatregelen zijn hierbij van belang. Het corporate governance & compliance-team van de groep en andere stafafdelingen verzorgen risico- en compliance-workshops en faciliteren zelfevaluatie van de processen door de business units. Er zijn sleutelfunctionarissen (risico-eigenaren en risicomanagers) aangewezen voor alle belangrijke risico’s. Zij zijn vanuit hun rol belast met risicomanagement.
ForFarmers hanteert een proces gebaseerd op de methodologie van het Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) voor het beheersen en managen van de verschillende risico’s.

De illustratie toont een overzicht van het proces zoals dat binnen ForFarmers wordt uitgevoerd.

 

Interne omgeving

Het Bestuur is eindverantwoordelijke voor alle aspecten van risicomanagement, en legt verantwoording af aan de Raad. Het Bestuur heeft een Risk Advisory Board (RAB) aangesteld voor de uitvoering, monitoring en rapportage op dit gebied. De RAB bestaat uit de CFO, de Director Supply Chain, de COO UK, de Director Accounting, Tax & Treasury en de Risk Manager. De Internal Auditor neemt als waarnemer deel aan de vergaderingen van de RAB. Op basis van de periodieke rapportage monitort de RAB de beheersing van de belangrijkste risico’s. Deze rapportage dient onder meer om de risicobereidheid van ForFarmers ten aanzien van de daadwerkelijke risico’s te meten en waar nodig en mogelijk aanvullende beheersmaatregelen te nemen.
Daarnaast is er een Purchase Risk Board (PRB) die goedkeuring moet verlenen voor grondstof inkopen, gebruik van derivaten, dekking van energiecontracten en voorverkoop-contracten die de autorisatie- of risico-limieten overschrijden. De PRB vergadert op ad-hoc basis als er goedkeuring wordt gevraagd door inkoop- of businessunit-directeuren. De permanente leden van de PRB zijn de leden van het Bestuur, de Director Supply Chain, en de Director Accounting, Tax & Treasury.

ForFarmers heeft een Code of Conduct en een Klokkenluidersregeling om er zo goed mogelijk op toe te zien dat haar werknemers ethisch handelen en zich aan de lokale regels en procedures houden.
ForFarmers heeft een vaste Planning en Control-cyclus om financiële risico’s te beperken. De cyclus omvat de maandrapportages, de voorspellingen die elk kwartaal voor het lopende jaar worden afgegeven, het jaarlijkse budget voor het volgende jaar, de jaarlijkse vijfjarenplanning inclusief scenarioanalyses, en elke vijf jaar een update van het strategisch plan. De Directie en de lokale managementteams bespreken de inhoud en kernpunten van al deze rapporten. Daarnaast bespreekt de Directie met de Raad de financiële prestaties van ForFarmers.

Risicobereidheid

ForFarmers heeft in principe een lage risicobereidheid. Dit vormt het uitgangspunt bij het beoordelen en aangaan van risico’s om de strategische doelstellingen te realiseren. Het risicoprofiel en de risicoacceptatie worden jaarlijks geëvalueerd door de Directie en de risicomanagers, en waar nodig aangepast aan de veranderende marktomstandigheden of aan een herziening van de strategie. De uitkomsten worden gerapporteerd aan de Auditcommissie en de Raad.

 

Bij het nemen van beslissingen kan ForFarmers een optimale afweging maken tussen beslissingen en commerciële of strategische doelstellingen en de daarbij behorende risico’s/kansen.

ForFarmers heeft de 14 voornaamste risico’s ingedeeld in vier kerncategorieën, waarvoor beheersmaatregelen worden bepaald en doorgevoerd. De gewenste en vastgestelde risicobereidheid kan per kerncategorie verschillen, zoals hieronder weergegeven:

Change layout to 1 column

Change layout to 2 columns

Risicobeoordeling

Risicobereidheid ten aanzien van strategische doelstellingen

Om aan de groeidoelstellingen – zowel autonoom als door middel van acquisities – te kunnen voldoen, worden (substantiële) investeringen gedaan. ForFarmers heeft ten aanzien van acquisities een gemiddelde tot hoge risicobereidheid. Bij het nastreven van haar strategische doelstellingen zijn er echter drie specifieke gebieden waarop ForFarmers een zeer laag tot laag risico-acceptatieniveau hanteert:

  • Reputatie: deze is cruciaal voor het vertrouwen dat klanten, leveranciers en de samenleving in ForFarmers stellen.

  • Diergezondheid en dierenwelzijn: een van de duurzaamheidsdoelstellingen van ForFarmers is om bij te dragen aan het verbeteren van diergezondheid en dierenwelzijn. ForFarmers richt zich op het leveren van duurzame nutritionele oplossingen voor veehouders zodat zij met gezonde dieren en met aandacht voor het dierenwelzijn hun rendement kunnen verbeteren.

 
  • Veiligheid: ForFarmers vindt het essentieel een goede en veilige werkomgeving te bieden voor haar medewerkers, tijdelijk ingehuurd personeel, loonwerkers en bezoekers. Daarom wordt een zeer laag risico-acceptatieniveau gehanteerd en wordt gestreefd naar nul LTI's.

Risicobereidheid ten aanzien van operationele doelstellingen

Het inkopen van grondstoffen is een inherent onderdeel van de bedrijfsvoering van ForFarmers. Aangezien grondstoffenprijzen aanzienlijk kunnen schommelen, gaat de inkoop van grondstoffen gepaard met risico’s voor ForFarmers. Voor het inkoopbeleid geldt een laag tot gemiddeld risico-acceptatieniveau. Om deze inkooprisico’s te beheersen, zijn de risicogrenzen vastgesteld volgens het ‘value at risk’-principe; dit geldt voor de organisatie als geheel en wordt vertaald naar de verschillende business units. Bij het uitvoeren van inkoopactiviteiten binnen de risk policy kan het voorkomen dat niet alle fluctuaties in grondstofprijzen volledig kunnen worden doorberekend aan klanten, waardoor de brutowinstontwikkeling onder druk kan komen te staan. In 2019 is de inkoopprocedure herzien en zijn de toegestane dekkingsperiodes verkort. 
Voor de kwaliteit van de ingekochte producten heeft ForFarmers een zeer laag risico-acceptatieniveau. Zowel de kwaliteit van het geleverde voer als voedselveiligheid is cruciaal voor een goede dienstverlening aan klanten.

Klimaatrisico: Lage(re) waterstanden in de rivieren kunnen in een aantal landen de aanvoer van grondstoffen naar de fabrieken van ForFarmers ontregelen. Daarmee kunnen de logistieke aanvoerkosten van ForFarmers negatief beïnvloed worden in de landen waar de fabrieken voornamelijk bevoorraad worden over het water (vooral in Nederland, maar ook deels in Duitsland en België). Deze extra kosten kunnen niet in alle gevallen doorberekend worden in de voerprijzen. Het risico van laag water en de voorraadposities worden door de afdeling Inkooplogistiek gemonitord.

Voerfraude: Bij het produceren van voer is ForFarmers afhankelijk van de kwaliteit en herkomst van grondstoffen die in het voer worden verwerkt. Het risico bestaat dat de ingekochte grondstoffen niet voldoen aan de wettelijke eisen of aan de kwaliteitsomschrijving op basis waarvan ze zijn ingekocht. Indien deze grondstoffen in voer worden verwerkt, zou dit tot een voedselveiligheidsrisico kunnen leiden. Het risico op voerfraude en de daartegen te nemen maatregelen komen bovenop de risico’s die ForFarmers kan lopen als gevolg van mogelijke productbesmetting of kruisbesmetting van grondstoffen tijdens het productieproces.

Risicobereidheid ten aanzien van financiële doelstellingen

ForFarmers hanteert een zeer laag tot laag risico-acceptatieniveau ten aanzien van risico's die een aanzienlijke invloed kunnen hebben op de financiële resultaten en de betrouwbaarheid van de (financiële) informatie van de Onderneming. 
Valutaposities met betrekking tot grondstoffen of andere aankopen voor operationele activiteiten worden door ForFarmers afgedekt. Valutarisico’s met betrekking tot activa buiten de eurozone worden deels afgedekt door deze te financieren in de lokale valuta. Valutarisico's met betrekking tot het jaarresultaat en niet-uitgekeerde dividenden worden niet afgedekt.
ForFarmers wordt gedeeltelijk gefinancierd door rentedragende schulden, wat een renterisico met zich meebrengt. De ontwikkelingen op de rente- en valutamarkten worden nauwlettend gevolgd en eventuele risico’s worden indien nodig afgedekt door swaps en andere financiële instrumenten. Daarnaast kan de rentestand gevolgen hebben voor het aandeel dat ForFarmers betaalt van de pensioenpremie van deelnemers in de regelingen. Door een robuuste vermogens- en liquiditeitspositie aan te houden zorgt ForFarmers ervoor dat zij altijd haar financiële verplichtingen kan nakomen.

Compliance

ForFarmers hanteert een zeer laag risico-acceptatieniveau ten aanzien van risico’s met betrekking tot het naleven van wet- en regelgeving. Alle medewerkers van ForFarmers dienen vertrouwd te zijn met de Code of Conduct en zich bewust te zijn van de implicaties ervan. Nieuwe medewerkers krijgen een exemplaar van de Code of Conduct in hun eigen taal en worden aan de hand van cases getest op de toepassing ervan. Ook wordt hen gevraagd de Code of Conduct te ondertekenen. De Code of Conduct wordt regelmatig intern besproken en onder de aandacht gebracht. ForFarmers heeft een zero tolerance-beleid ten aanzien van schendingen van bepaalde onderdelen van de Code of Conduct. Zowel de Code of Conduct als de Klokkenluidersregeling dienen als beheersmaatregelen ter bestrijding van omkoping en corruptie. Daarnaast hanteert ForFarmers voor leveranciers de Sedex-code, die bedrijfsethische normen bevat die gericht zijn op het voorkomen van omkoping, corruptie en frauduleuze praktijken. ForFarmers streeft ernaar het percentage (grondstoffen)leveranciers die de Sedex-code reeds hebben onderschreven waarmee zaken wordt gedaan jaarlijks te vergroten.

Opkomende en mogelijk toekomstige risico’s

ForFarmers monitort continu relevante interne en externe trends en potentiële disrupties in de sector. Deze omvatten, maar zijn niet beperkt tot:

Klimaatrisico’s: Een mogelijke verdere opwarming van de aarde kan schadelijke economische en maatschappelijke gevolgen hebben. Extreme weersomstandigheden kunnen onder meer een impact hebben op aanvoerkosten (gezien het vervoer over water), op de volatiliteit van grondstofprijzen (en het niet tijdig of volledig kunnen doorberekenen van de schommelingen aan klanten), op de hoeveelheid voer dat een dier tot zich neemt (dieren eten niet of nauwelijks bij extreem hoge temperaturen) en op de hoeveelheid en kwaliteit van gras (waardoor de vraag naar voeders kan worden beïnvloed). Wanneer, en in welke mate, deze risico’s zich zouden kunnen manifesteren is moeilijk in te schatten.

(Milieu)wet- en regelgeving en de gevolgen ervan voor de voerindustrie: Er is, vooral in Europa, een toenemende druk om de impact van zakelijke activiteiten op het klimaat en de natuur te verminderen. De agrarische sector in het algemeen en de veehouderij in het bijzonder staan onder toenemende druk om de CO2-voetafdruk en de uitstoot van onder meer stikstof en fosfaat door dieren te verminderen, en daarnaast diergezondheid en dierenwelzijn te verbeteren. Deze druk kan leiden tot vrijwillige of dwingende maatregelen en wet- en regelgeving, waaronder een mogelijke CO2-heffing. Dit kan een effect gaan hebben op de omvang van de veestapel in een land of de (productie)groeimogelijkheden voor veehouders.

Consumententrends: De toenemende vraag naar vleesvervangers, waaronder plantaardige ‘vlees’-producten (z.g. alternatieve vleesproducten), en een mogelijke afnemende consumptie van de hoeveelheid dierlijke eiwitten per hoofd van de bevolking kan op den duur invloed hebben op dierentaantallen in de landen waar ForFarmers actief is. De snelheid waarin deze trends zich zullen voordoen, en in welke geografische gebieden deze trends zich vooral zullen manifesteren is moeilijk in te schatten. Het lijkt echter reëel te veronderstellen dat een toenemend aantal consumenten uit de meer welvarende landen voor alternatieve eiwitten zal gaan kiezen.

 

Brexit: Er bestaat nog steeds onzekerheid over hoe lang de bestaande EU-wetgeving zal blijven gelden voor het Verenigd Koninkrijk en welke wetten na uittreding van toepassing zullen zijn. Het risico bestaat dat de koers van het Britse pond (meer) zal fluctueren ten opzichte van de euro. Dit heeft valuta-vertaalslag gevolgen voor de geconsolideerde resultaten van ForFarmers. Daarnaast is er een risico op vertraging bij de import van grondstoffen als gevolg van uitgebreidere douanecontroles. Daarentegen bestaat de mogelijkheid dat veehouders in het Verenigd Koninkrijk, met name in de varkens- en pluimveesector, hun bedrijven na een Brexit zullen opschalen waardoor de zelfvoorzieningsgraad toeneemt; dit vereist wel investeringen van de veehouders. Of en wanneer een mogelijke groei van deze bedrijven zal plaatsvinden is derhalve onzeker.

Factuur en CEO-fraude: Criminelen en fraudeurs proberen steeds vaker met valse facturen of valse e-mails van de CEO of andere Directieleden betalingen van ForFarmers los te krijgen. Het risico op een frauduleuze betaling wordt geminimaliseerd door de interne controle processen en door medewerkers erop te wijzen hoe dergelijke risico’s te herkennen en moeten worden behandeld. Criminelen blijven echter de controles uittesten met nieuwe frauduleuze methodes. 

Hieronder een overzicht van de belangrijkste risico’s en beheersmaatregelen zoals deze door de Directie van ForFarmers zijn vastgesteld:

Change layout to 1 column

Risico Omschrijving Beheersmaatregel
Strategische doelstellingen
Prijsontwikkeling en beschikbaarheid van grondstoffen Grondstoffenprijzen kunnen fluctueren, en worden beïnvloed door externe factoren zoals de kwaliteit en omvang van de oogst, de vraag vanuit de biobrandstoffenindustrie en speculatieve handel. Met het oog op leveringszekerheid neemt ForFarmers termijnposities in en houdt zij voorraden aan, hetgeen een prijsrisico voor ForFarmers inhoudt. ForFarmers volgt de ontwikkelingen op het gebied van prijzen en beschikbaarheid van grondstoffen op de voet. Er is een risicomanagementsysteem geïmplementeerd waarin is bepaald wie bevoegd is tot het innemen van posities, tot welke limiet en onder welke voorwaarden overeenkomsten mogen worden gesloten. De autorisatielimieten worden per businessunit gesteld. Voorverkoop-contracten voor levering aan klanten op de langere termijn worden direct voor mimimaal 85% afgedekt. De procedure is in 2019 geëvalueerd en aangescherpt. De toegestane dekkingsperiode is ingekort.
Omvang veestapel en dierziekten De omvang van veestapels kan veranderen, bijvoorbeeld als gevolg van dierziekten of wetgeving, waaronder ook van overheidswege opgelegde vervoersbeperkingen. Daardoor kan de vraag naar grondstoffen en/of mengvoer fluctueren, wat de resultaten van ForFarmers kan beïnvloeden. ForFarmers beperkt deze risico’s door de activiteiten zowel geografisch als over diverse diersoorten te spreiden. Bij een uitbraak van een dierziekte wordt een (internationaal) crisisteam aangesteld dat de ontwikkelingen nauwlettend volgt en bepaalt welke acties ondernomen moeten worden en welke protocollen van toepassing zijn. Het crisisteam onderhoudt in dergelijke gevallen nauw contact met de betrokken autoriteiten.
Ontwikkeling van energie- en brandstofprijzen Veranderingen in energie- en brandstofprijzen hebben gevolgen voor de productie- en transportkosten van ForFarmers. Prijsschommelingen kunnen niet in alle gevallen volledig worden doorberekend aan de klant, wat het resultaat negatief kan beïnvloeden. Ontwikkelingen op de energie- en brandstofmarkten worden op de voet gevolgd. ForFarmers hanteert een energie-inkoopbeleid. Prijsrisico’s kunnen, zo nodig en afhankelijk van de marktomstandigheden, door middel van financiële instrumenten en grondstoffencontracten afgedekt. De handhaving van dit inkoopbeleid wordt gemonitord.
Fusies & overnames (M&A) Overnames gaan gepaard met inherente risico’s, bijvoorbeeld op het gebied van due diligence, waardering, risicomanagement, het realiseren van synergiën, management en integratie. Na overname is er bij integratie vooral risico op het behouden van belangrijke medewerkers en klanten. ForFarmers heeft een M&A-team dat nauw samenwerkt met de Directieleden, de directeuren van de businessunits en overige relevante sleutelmedewerkers. Verder is er een integratiedraaiboek met relevante procedures en worden de synergiën en integratiestatus periodiek beoordeeld door het Bestuur en de Raad.
Operationele doelstellingen
Gezondheid & Veiligheid (Health & Safety) Medewerkers van ForFarmers lopen veiligheidsrisico’s tijdens operationele activiteiten als gevolg van de aard van de werkzaamheden in de fabrieken, tijdens transport en op het boerenerf. Alle medewerkers, externe transporteurs en aannemers moeten daarom voldoende alert zijn op veiligheid, en het voorkomen van incidenten. Voor alle locaties van ForFarmers zijn veiligheidsplannen opgesteld. Het aantal LTI’s is een belangrijke KPI die gemonitord wordt. Deze KPI vormde een van de bonus targets 2019 voor de Directieleden. Daarnaast besteedt de Onderneming veel aandacht aan het verhogen van het veiligheidsbewustzijn, het aanbieden van trainingen voor alle werknemers (ook op het gebied van logistieke veiligheid), het inventariseren van de veiligheidsaspecten in alle fabrieken, inclusief brand- en stofexplosie-gevaar, en het melden van eventuele tekortkomingen en maatregelen om deze te verhelpen. Risico-inventarisatie vindt ook plaats op het boerenerf bij klanten.
Voerveiligheid De kwaliteit van de grondstoffen is van essentieel belang voor het produceren van veilig en betrouwbaar mengvoer en het leveren van Total Feed-oplossingen. Er bestaat een risico dat door productbesmetting of kruisbesmetting tijdens het productieproces de eindproducten van ForFarmers niet voldoen aan de gestelde eisen. Naast het risico op claims en de kosten van mogelijke terugroepingen bestaat er het risico op klantverlies. ForFarmers werkt in de verschillende landen in diverse samenwerkingsverbanden aan maximale borging van de voedselveiligheid, zoals SecureFeed. Het aantal voerveiligheidsincidenten is een KPI die gemonitord wordt. ForFarmers onderschrijft de Sedex-code en verlangt ook van haar leveranciers dat zij dit doen. Kennis wordt uitgewisseld op het gebied van monitoring, kwaliteitscontrole, tracking & tracing en crisismanagement. Ook worden analyses uitgevoerd om mogelijke besmetting in een vroeg stadium op te sporen zodat vervolgens passende maatregelen kunnen worden genomen.
Klimaatontwikkeling Veranderingen in het klimaat kunnen van invloed zijn op het behalen van de operationele doelstellingen. Zo kan bijvoorbeeld de omvang van de oogsten van grondstoffen lager uitvallen, kunnen water niveaus in de rivieren laag staan waardoor aanvoer voor onze fabrieken wordt gehinderd, en kunnen klimaat gedreven verandering van regel- en wetgeving invloed hebben op onze klanten. ForFarmers spreidt de aankoop van grondstoffen geografisch om de impact van lokale klimaatschommelingen te mitigeren. Daarnaast is er een noodplan om aanvoer van grondstoffen bij laagwaterstand te continueren. Ook streeft ForFarmers een voortdurende innovatie na in de voerconcepten, zoals verlaging van fosfaat en stikstof gehaltes, om de impact van veehouderij op het milieu te reduceren. Tot slot trekt ForFarmers samen met ketenbelangenorganisaties op om het belang van de veehouderij in onze landen uit te dragen.
Bedrijfscontinuïteit Operationele bedrijfscontinuïteit is van essentieel belang voor ForFarmers en haar klanten, die afhankelijk zijn van gegarandeerde voerleveringen voor hun dieren. De bedrijfscontinuïteit kan in gevaar komen door verstoring van de inkomende logistieke keten, bijvoorbeeld doordat waterwegen die gebruikt worden voor de aanvoer van grondstoffen onbevaarbaar worden. De bedrijfscontinuïteit kan ook in gevaar komen door tijdelijke ontregeling van de productie in één van de grotere fabrieken van ForFarmers. ForFarmers heeft calamiteitenherstelprotocollen voor gebeurtenissen die gevolgen kunnen hebben voor de bedrijfscontinuïteit. Hierin staat wie ingelicht moet worden, welke stappen ondernomen moeten worden om de verstoring te minimaliseren, en welke vervolgstappen nodig zijn. Daarnaast worden in elk land crisis-managers getraind, die in geval van calamiteiten de betrokken teams aansturen. Er worden regelmatig inspecties in fabrieken uitgevoerd om potentiële risico’s vast te stellen. Dit gebeurt onder meer in overleg met de verzekeraars.
Risico Omschrijving Beheersmaatregel
Operationele doelstellingen
Cyberveiligheid Organisaties krijgen in toenemende mate te maken met cybercriminaliteit. Het niet adequaat beperken van de toegang tot ICT-systemen voor interne en externe partijen of het ontbreken van effectieve back-up- en herstelprocedures, kan leiden tot verstoring van de bedrijfsactiviteiten, ongeoorloofde transacties of gegevenswijzigingen, ongeoorloofd gebruik van informatie en kennis, verminderde data-integriteit, of gegevensverlies. ForFarmers maakt continu stappen om de cyberveiligheid te vergroten onder leiding van de Group Information Security Manager. Het afgelopen jaar zijn er wederom verschillende testen uitgevoerd om medewerkers meer bewust te maken van IT-risico’s. Naar aanleiding van de uitkomsten van deze testen zijn de betreffende procedures verder aangescherpt. Daarnaast heeft ForFarmers twee externe datacentra met back-up proces faciliteiten om de bedrijfscontinuïteit in geval van nood te waarborgen.
Financiële doelstellingen
Valuta- en renterisico’s Het inkopen van grondstoffen, het afsluiten van verkoop-overeenkomsten en investeringsprojecten kunnen gepaard gaan met valutarisico’s. Grondstoffen kunnen worden ingekocht in een andere valuta dan de valuta waarin ze worden verkocht. Eventueel hieruit voortvloeiende wisselkoersverschillen kunnen mogelijk niet worden doorberekend in de verkoopprijzen. Grondstofposities worden in principe aangekocht in lokale valuta. Indien posities worden aangegaan in een vreemde valuta worden ze direct door middel van valutatermijncontracten en/of andere financiële instrumenten afgedekt. De naleving van de principes, die formeel zijn vastgelegd in het beleid voor het beheer van inkooprisico’s, wordt nauwlettend door de Directie gemonitord in het kader van de maandelijkse rapportagecyclus.
Krediet- en liquiditeitsrisico’s bij contractpartijen Kredietrisico’s bij klanten kunnen ertoe leiden dat afnemers hun contractuele verplichting niet (of mogelijkerwijs niet meer) nakomen. Dit kan ertoe leiden dat de openstaande vordering afgeschreven moet worden of dat er een voorziening getroffen moet worden. Kredietrisico’s bij leveranciers kunnen ertoe leiden dat zij hun verplichting tot het leveren van gecontracteerde grondstoffen niet nakomen. Dit kan leiden tot inefficiëntie in de productieprocessen of ad-hoc aankopen van grondstoffen tegen hogere spotprijzen. ForFarmers evalueert actief de financiële situatie van haar klanten. Indien nodig worden er aanvullende afspraken gemaakt, bijvoorbeeld over het verstrekken van zekerheden. Daarnaast wordt het kredietrisico van grotere klanten verzekerd. Er bestaan strikte afspraken en procedures voor ordervrijgave met betrekking tot de maximale openstaande bedragen per klant evenals de betalingstermijnen die gehanteerd moeten worden. Verder wordt er een systeem gebruikt om klanten alert te maken op achterstallige betalingen en met hen hierover te communiceren, en zijn er doelstellingen voor Senior Management om het saldo aan achterstallige betalingen continu te verlagen. Wat leveranciers betreft, streeft ForFarmers ernaar om zaken te doen met betrouwbare en financieel gezonde tegenpartijen.
Liquiditeitsrisico’s Indien ForFarmers niet in staat is haar financiële verplichtingen na te komen, kan de continuïteit van haar activiteiten in het gedrang komen. In 2019 heeft ForFarmers een financieringsovereenkomst (multi-currency revolving facility agreement) afgesloten met ABN AMRO, Rabobank, HSBC, ING en KBC. De overeenkomst heeft een looptijd tot en met juli 2024, met een optie om 2 keer met 1 jaar te verlengen. Het bedrag van de financiering bedraagt maximaal €300 miljoen en kan uitgebreid worden met €150 miljoen via een accordeon constructie. In de financieringsovereenkomst zijn bankconvenanten opgenomen waaraan ForFarmers moet voldoen. Er zijn geen zekerheden verstrekt. ForFarmers monitort continu haar liquiditeitspositie en periodiek haar bankconvenanten.
Pensioenrisico’s Wijzigingen in de actuariële aannames evenals andere externe ontwikkelingen kunnen een negatief effect hebben op toegezegd pensioenregelingen (‘Defined Benefit’ (DB)-regelingen) en daarmee op de financiering van deze regelingen door ForFarmers. Daarnaast kan de ontwikkeling van de rente gevolgen hebben voor de pensioenpremie op actieve DB en beschikbare premieregelingen (‘Defined Contribution; (DC)-regelingen), doordat de toekomstige premie van deze verzekerde regelingen kunnen leiden tot stijgende pensioenpremies bij dalende marktrenteniveaus. De actieve pensioenregelingen in Nederland en het Verenigd Koninkrijk zijn DC-regelingen, waarbij er geen risico bestaat voor ForFarmers op al toegezegde pensioenen. De pensioenpremie van deze regelingen wordt jaarlijks vastgesteld. Een aanpassing van de regeling bij een sterke stijging van de premie behoort tot de mogelijkheden. In het Verenigd Koninkrijk werd tot 2006 een DB-regeling gehanteerd, die vervolgens is omgezet naar een gesloten regeling waarvan het risico nog steeds bij ForFarmers ligt. Het risicomanagementmodel dat van toepassing is op de beleggingen voor de gesloten pensioenregeling in het Verenigd Koninkrijk wordt periodiek geëvalueerd en het beleggingsbeleid wordt uitgevoerd door een fiduciair beheerder. Daarnaast zijn er in Duitsland en België DB-regelingen van toepassing voor een beperkt aantal mensen. De risico’s die gepaard gaan met deze DB-regelingen kunnen niet gemitigeerd worden, maar zijn gezien het kleine aantal betrokken werknemers beperkt.
Risico Omschrijving Beheersmaatregel
Compliance
Wijzigingen in wet- en regelgeving Wijzigingen in wet- en regelgeving op Europees, nationaal of lokaal niveau kunnen gevolgen hebben voor de activiteiten van ForFarmers of haar contractpartijen. Dit betreft onder meer wetgeving op het gebied van milieu, voer- en voedselveiligheid en productieprocessen. ForFarmers volgt de ontwikkelingen in wet- en regelgeving die van belang zijn voor het bedrijf en de contractpartijen op de voet, en voert waar nodig aanpassingen door naar aanleiding van gewijzigde wetgeving. Naleving van wetgeving wordt onder andere beoordeeld door middel van periodieke evaluaties.
Belastingen ForFarmers is actief in vijf verschillende landen met verschillende belastingstelsels. Het risico bestaat dat door de complexiteit van de verschillende belastingstelsels en fiscale wetgeving het beleid van ForFarmers niet aan alle lokale vereisten voldoet. Het belastingbeleid van ForFarmers is gebaseerd op het principe dat belasting betalen onderdeel is van de maatschappelijke verantwoordelijkheid. Wet- en regelgeving op het gebied van belastingen wordt dan ook nageleefd en belasting wordt op tijd betaald. ForFarmers monitort mogelijke wijzigingen in wet- en regelgeving op zowel groepsniveau als lokaal niveau en anticipeert hierop. ForFarmers onderhoudt in dit kader een open communicatielijn met de belastingautoriteiten, en houdt diverse besprekingen met de belastingautoriteiten in de verschillende landen gedurende het jaar. De medewerkers van ForFarmers worden actief gestimuleerd en getraind om hun kennis van de wetgeving op peil te houden.

Change layout to 2 columns

Beheersmaatregelen

In 2019 zijn de risicoprocedures voor het nemen van inkoopposities aangescherpt. Dit werd gedaan vanwege de nadelige financiële gevolgen die ForFarmers in het eerste halfjaar van 2019 ondervond van een te lange inkooppositie welke in de tweede helft van 2018 was aangegaan. In de aangescherpte procedures wordt onder meer het koopgedrag van klanten en de marktomstandigheden per diersoort en per regio zwaarder meegewogen in de bepaling van de limieten per business unit. Het belangrijkste gevolg daarvan is dat de toegestane limieten voor termijncontracten zijn verlaagd en het dekkingsboek daardoor gemiddeld korter is geworden. Daarnaast is de informatie-uitwisseling tijdens de reguliere bijeenkomsten van de inkoop- en commerciële afdelingen verbeterd, zodat er meer inzicht is in de ingenomen posities en de nog te nemen posities beter kunnen worden afgewogen.

De recente daling van de rentestanden in Europa gaf vooral in Nederland reden tot zorg. De pensioenpremies in Nederland worden jaarlijks bepaald afhankelijk van de rentestand per 1 december van het voorgaande jaar. Gezien de zeer lage rentes in Europa in 2019 moest er daarom rekening gehouden worden met een sterke stijging van de pensioenpremies voor 2020. Per 1 januari 2020 is er daarom, met instemming van de ondernemingsraad, een nieuwe pensioenregeling ingevoerd voor een periode van 5 jaar op basis van een beschikbare premie (defined contribution) model. Zolang er nog geen overeenstemming is bereikt over een landelijk pensioenakkoord in Nederland, kunnen er nieuwe financiële risico’s ontstaan.

Het liquiditeitsrisico bleef laag door de nieuwe kredietfaciliteit ter waarde van €300 miljoen die op 25 juni 2019 is gesloten met een internationaal bankensyndicaat, bestaande uit ABN AMRO Bank, HSBC, ING, KBC en Rabobank. Deze faciliteit vervangt de vorige financieringsovereenkomst, die eveneens €300 miljoen bedroeg. De huidige faciliteit heeft een looptijd tot en met juli 2024 en heeft de mogelijkheid om twee keer met een jaar te worden verlengd. De convenantrichtlijnen zijn niet materieel gewijzigd ten opzichte van de vorige financieringsovereenkomst.

Het risico van veranderende wetgeving en politieke maatregelen werd in 2019 duidelijk. De Raad van State in Nederland oordeelde in mei 2019 dat het Programma Aanpak Stikstof (PAS) niet meer mocht worden gebruikt voor vergunningverlening. Dit resulteerde in een politieke discussie over de reductie van stikstofuitstoot, welke sectoren hierbij een aandeel hebben, en wat de eventueel te nemen maatregelen zouden moeten zijn. Gezien het relatief grote aandeel van vooral de veehouderij in de stikstof- en ammoniakuitstoot in Nederland wordt er ook van deze sector een bijdrage verlangd om de uitstoot terug te dringen. De voorgestelde maatregelen kunnen direct of indirect een impact hebben op de veestapel in Nederland.

Ook in andere landen waar ForFarmers actief is neemt de druk op de sector toe. Bijvoorbeeld in Duitsland met de zogenaamde ‘Düngeverordnung’, die zich richt op regels met betrekking tot mestverwerking. Gesubsidieerde, of mogelijk zelfs gedwongen, stoppers- en verplaatsingsregelingen en vereiste verdere investeringen in stallen door klanten zullen de omvang van de veestapel op termijn beïnvloeden. Daarnaast leidt de huidige onzekerheid, vooral in Nederland en in mindere mate in Duitsland en België, ertoe dat veehouders terughoudend zijn om te investeren in uitbreiding van veestal of -stapel.

De bedrijfscontinuïteit en de calamiteitenherstelprotocollen voor de fabrieken in de verschillende landen is in 2019 beoordeeld en verbeteringen zijn al gedeeltelijk doorgevoerd. De aanleiding hiervoor was de lage waterstand in de rivieren in 2018 die resulteerde in hogere aanvoerkosten. Daarnaast is er een crisismanagement-procedure ingevoerd en worden de betrokken crisismanagers hiervoor getraind. Tot slot is ForFarmers onderdeel van een regionaal overleg met betrokken instanties en bedrijven, om gezamenlijk naar oplossingen te zoeken om toekomstige laagwaterstanden te voorkomen of de gevolgen daarvan te verkleinen.
Veiligheid is en blijft een topprioriteit voor ForFarmers. Het aantal incidenten met verzuim (LTI’s) in 2019 was 36 (2018: 59). ForFarmers investeerde wederom in verdere veiligheidsmaatregelen in de fabrieken en (nieuwe) medewerkers volgden trainingen gericht op gedragsverandering en het verankeren van risicobewustzijn in hun dagelijkse manier van werken. Risico’s bij klanten op het boerenerf werden eveneens geëvalueerd om de veiligheid van onze chauffeurs en verkoopmedewerkers te verbeteren, met behulp van de zogenaamde FarmRisk procedure.

Het monitoren van de gevolgen van dierziekten blijft een actueel onderwerp. In België was er sprake van een uitbraak van vogelgriep, met een impact op de pluimveesector. Daarnaast wordt het risico van verspreiding van de Afrikaanse varkenspest, die is geconstateerd bij wilde zwijnen in België, nauwlettend gevolgd. Ondanks dat de uitbraak daar onder controle lijkt te zijn, blijven er strikte hygiëneprotocollen van kracht om verdere besmetting te voorkomen. Ook in Polen, waar met name in het oosten van het land een uitbraak van deze ziekte is geconstateerd, wordt de verspreiding ervan scherp in de gaten gehouden, evenals in de landen waarin ForFarmers niet actief is.

Controle en monitoring

Het Bestuur beoordeelde systematisch gedurende het verslagjaar de opzet en werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen, gebruikmakend van rapporten die waren opgesteld door de internal auditor. De rapporten werden gemaakt als onderdeel van het internal auditprogramma voor 2019, dat was goedgekeurd door de Raad. Tevens besprak het Bestuur de effectiviteit van de opzet en de werking van deze systemen met de Auditcommissie, de Raad en de externe accountant.
ForFarmers beschikt over diverse instrumenten, waaronder het Enterprise Risk Management (ERM) framework en het In-Control Framework (ICF), om de risico’s en bijbehorende controlemaatregelen te beheren, te monitoren en minimaal jaarlijks te testen. Het Bestuur bespreekt en evalueert de testen. De ICF-controles worden tweemaal per jaar geëvalueerd in de vorm van een zelfbeoordeling door de managers van de controle-eigenaren, gevolgd door een volledige beoordeling door de risicomanager en een steekproef door de internal auditor. De risico-eigenaren evalueren en testen één keer per jaar de ERM-risico’s en beheersmaatregelen, in samenwerking met de risicomanager. Tot slot is er in 2018 een Tax Control Framework (TCF) ontwikkeld om de risico’s met betrekking tot vennootschapsbelasting, BTW en loonbelasting te beheersen. De implementatie van het TCF in Nederland is in 2019 besproken met de belastingautoriteiten. Tevens is een start gemaakt met de implementatie in het Verenigd Koninkrijk en Duitsland, met als doel de implementatie in 2020 af te ronden. In 2020 zal de implementatie in België en Polen worden gestart.  
Naast deze vooraf vastgestelde kaders voert de internal auditor van ForFarmers (met goedkeuring van de Raad van Commissarissen) eigen audits uit op de risico’s, beheersmaatregelen en procedures binnen ForFarmers. De externe accountant voert daarnaast de controle uit in het kader van de beoordeling van de jaarrekening.

Tot slot worden due diligence onderzoeken uitgevoerd door diverse externe deskundigen, en wordt externe juridische ondersteuning ingehuurd bij de beoordeling van complexe juridische vraagstukken. Bovendien ondertekenen de directies van de ForFarmers business units twee keer per jaar een verklaring van volledigheid (Letter of Representation ofwel LOR) waarin zij verklaren te voldoen aan zowel de (lokale) wet- en regelgeving als aan de interne beheersregels, inclusief de Code of Conduct. De LOR is, evenals de Klokkenluidersregeling, een manier om mogelijke fraude en incidenten te melden.

Conclusie

Tijdens de verslagperiode zijn er geen significante tekortkomingen geconstateerd in de opzet en werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen en/of significante wijzigingen in de wijze van monitoring aangebracht. Wel zijn er verdere aanscherpingen en verbeteringen in de procedures en monitoring aangebracht, met name op het gebied van het nemen van inkooprisico’s. Uit de incidenten in 2019 bleek dat er binnen het risicomanagementbeleid ruimte was voor verbetering van de te volgen procedures en het wegnemen van onduidelijkheden.

Wat ging er niet goed in 2019

In 2019 bleek dat het risicomanagementbeleid niet op alle punten duidelijk of scherp genoeg was.

Eind 2018 nam ForFarmers binnen de bestaande procedures een inkooppositie (van grondstoffen) in die achteraf te lang bleek te zijn in een dalende (grondstofprijzen)markt. Dit resulteerde in de eerste helft van 2019 in een daling van de brutowinst en de onderliggende EBITDA. Om de kans op herhaling te verminderen, is de inkooprisico-procedure aangescherpt.  De toegestane dekkingslengte is verkort.   

ForFarmers werd in het Verenigd Koninkrijk slachtoffer van factuurfraude voor een heel beperkt bedrag. De betreffende procedures zijn sindsdien aangescherpt.

Begin 2019 viel de stroom uit op het hoofdkantoor van ForFarmers door een regionale stroomstoring in Nederland met een tijdelijke impact. De servers van het datacenter in Lochem vielen eveneens uit doordat de onderbrekingsvrije stroomverzorging niet functioneerde. Als gevolg hiervan konden de draaiende applicaties en diensten niet correct worden afgesloten en overgezet naar het externe back-up datacenter.
Het Lochem datacenter is in het tweede kwartaal van 2019 naar een tweede externe locatie gemigreerd. Deze externe locaties dienen zowel als externe back-up, als ook externe locatie om de IT processen te kunnen blijven draaien in geval van een calamiteit. Daarnaast zijn extra controles op de onderbrekingsvrije stroomverzorging ingevoerd.

De computersystemen van ForFarmers in het Verenigd Koninkrijk werden besmet met een virus dat via een e-mail de organisatie binnenkwam. Het IT-team, dat de systemen continu monitort, merkte het virus vrijwel direct op. Het virus, dat zich al had verspreid naar servers van verschillende productielocaties, kon onschadelijk worden gemaakt en de betrokken servers konden worden hersteld. Er was geen schade toegebracht.

Er is zowel via het intranet als in groepsmeetings wederom stilgestaan bij de gevaren van verdachte e-mails. Daarnaast is er een voor alle medewerkers verplichte e-learning over cyberveiligheid geïmplementeerd.

 

Van Gorp Biologische Voeders werd geïntegreerd in Reudink in Nederland en Voeders Algoet werd met ForFarmers België samengevoegd tot één organisatie. In Polen werd de integratie met Tasomix op het gebied van alle operationele afdelingen afgerond. Hoewel de integratie van de acquisities in 2019 voorspoedig is verlopen, bleef het uitdagend om alle adviseurs en klanten te behouden van de overgenomen (kleinere) ondernemingen. De integratie-procedures zijn op dit punt aangescherpt.

Tijdens de maandelijkse monitoring op groepsniveau kwam aan het licht dat er in een van de business units een te grote en ongeoorloofde inkooppositie op handelsproducten was ingenomen. Omdat er geen wezenlijke verandering was opgetreden in de grondstoffenprijzen had dit geen financiële gevolgen.
De geldende regels zijn nogmaals gedeeld met de betrokken managers. Daarnaast is lokaal de wekelijkse monitoring aangescherpt.